導入の選び方について

コピー機導入の際の商品の選び方としての注意点は、商品の価格で選ぶと失敗する可能性があるということです。その理由として、コピー機の価格とは、その商品の印刷スピードによって決定しているという点が挙げられます

つまり、印刷スピードが速い程値段は高く、印刷スピードが遅ければ値段は安くなります。どれだけスペックが高く、早く出力できるコピー機を導入しても、そのオフィスでそれだけのスペックが必要ないとしたら、それはオーバースペックとなり、そこまでの高額商品は不要ということになります。逆に、大量に出力するオフィスであっても、ロースペックの商品を導入してしまうと、必要なスペックに満たず、時間がかかって業務に差し支える可能性があります。

コピー機の選択方法とは、まず自社の月間印刷枚数を概算で出すことで、必要なスペックを知ることから始めましょう。加えて、どんな機能をよく使うのかを使用する社員の方々と検討した上で、最適なコピー機は何かを考えると良いでしょう。あるいは、見積り依頼をする業者に、必要なスペック、費用、希望の条件を提示し、それに見合った商品の提案を受けるようにすると良いでしょう。コピー機はオフィスになくてはならないものですので、慎重に選ぶようにしてください。

【関連サイト】コピー機の導入

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上手に導入するには

コピー機を新規で購入する場合には、好きな商品の中から、気に入ったものを購入することができますので選択肢の幅が一番大きいことになりますが、初期費用はかなり高額になり、複数台の導入が必要な場合には、百万以上かかってくることもありますので、運用資金を残したいと考える場合には不向きになります。大企業等、資金面に問題がなく、納期的にも余裕がある場合にお勧めの方法となります。

リース契約をして導入する場合には、新品購入とは逆で、初期費用がほとんどかからない手段となる為、企業時にあまりオフィス機器にお金をかけたくないと考える事業主の方に大変お勧めの導入方法です。月額が決まっている為、ランニングコストや経理面でのメリットが大きく、また所有権はリース会社にある為に税金等の事務負担が軽くなります。

一方で、長期契約になった場合のトータルコストで考えると、比較的割高になることがあります。また途中で解約をすると解約金が発生する為、買い替え等自由にすることができないという制約が発生します。

中古品を購入する手段の場合は、新品に比べると格段に安い値段で新しい商品と同様の商品を導入できる可能性があります。ただし、選択肢に限りがあるというデメリットがあります。

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起業時の導入について

会社を興すにあたり、しなければいけない作業や手続きは山のようにあり、当初の計画よりも思った以上に時間がかかったり、思うように進まないという話はよくあることです。しかしながら、計画通りにいかないということは、経営の計画にも支障が出てしまう為、機会損失や絶好の飛躍のチャンスを逃してしまう可能性もありますので、可能な限りスムーズに企業させたいものです。

起業時にはオフィスを構えるにあたり、開業の手続きをはじめとして、オフィス機器、オフィス家具、内装、電気や水道、電話やインターネット等のインフラの工事等、手配するべきことは盛り沢山です。一つ一つ問題なく進める為いは、事前確認やその方面についての知識をきちんと持ち、把握しておくことが大切です。

コピー機の導入についても同様で、業者に依頼する際に安易に価格だけを見て考えるのではなく、どの導入方法が適切かをきちんと見極めて、自社にあった方法を選択するようにしましょう。導入方法は大きく新品の商品の購入、リース契約、中古コピー機の購入の3パターンが一般的とされています。コピー機の最適な選択方法と共に、どの導入方法が適しているかも考えて選択するようにしましょう。

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コピー機の購入方法

なくてはならないオフィス機器の一つにコピー機がありますが、導入に関して、決して安くはない費用が必要になりますので、慎重に商品を選択する必要があります。商品はもちろんのこと、導入方法に関しても長く利用するにあたり、最初の判断によって、その後必要となる経費が大きく異なってきますので、導入する際にしっかり方法について理解しておくようにしましょう。

また、コピー機と言っても、オフィスに置くような機種には、コピー、データ出力、FAX、スキャン、データ保存等、一般的な機能の他にも、様々な便利機能がついています。仕事に必要な機能がそのコピー機にあるかどうかも重要なポイントになりますので、必ず確認が必要です。

コピー機導入方法は、大きく分けて、新品購入、リースやレンタル契約での導入、中古商品を購入するという手段があります。選択の仕方はオフィス毎に異なり、そのオフィスの業務内容に適した方法と商品を選択しましょう。その違いを理解していないと、間違った手段で導入してしまい、気づかないまま不要な出費をしていた、あるいは、その後思わぬ出費がかさんでしまったということにもなりかねません。

自社にあった導入方法とは何か、各方法のメリット・デメリットを知った上で、選択するようにしてください。ここでは、いくつかある手段の中から、起業時にオフィス機器導入する際に参考となるように、それぞれの方法の特徴を比較しながら、紹介したいと思います。

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